KONSEP DAN PENGERTIAN ARSIP

KONSEP ARSIP

Arsip aktif menurut International Council On archives/ICA (1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Dan karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola ditempat asalnya (unit kerja penciptanya). Sedangkan Kennedy (1998) memberi definisi sebagai arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi informasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir organisasi.

            Association Of Records Managers and Administrator/ARM (1984) mengartikan Arsip aktif sebagai arsip yang secara tetap (regularly) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”.

            Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

  • Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi
  • Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi
  • Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip)

Oleh karena arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan maka arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah :kecepatan, ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.

Arsip aktif dalam suatu organisasi menurut Betty R.Ricks (1992) jumlahnya sekitar 25% dari seluruh arsip yang tercipta, 10% masuk kategori simpan permanen artinya tidak boleh dimusnahkan, 30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center), dan 35% tidak mempunyai nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.

Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah keputusan yag harus diambil :

  1. Dalam mengelola arsip aktif apakah lokasi, pengendaliannya secara terpusat (sentral) atau desentral
  2. Metode klasifikasi dan indeks yang digunakan
  3. Pengaturan arsip yang akan dilakukan
  4. Prosedur penataan arsip
  5. Perlengkapan yang digunakan

PENGERTIAN ARSIP

Beberapa kosakata yang terdapat dalam pokok bahasan tentang manajemen arsip aktif adalah:

  1. Arsip Aktif : Arsip yang mempunyai frekuensi penggunaan yang tinggi yang masih diperlukan oleh unit kerja.
  2. Filing :penataan berkas
  3. Filing System : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (arsip) yang terdiri dari aspek sistem seperti :lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan/penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
  4. Klasifikasi : Proses merencanakan dan menerapkan skema didasarkan atas aktifitas organisasi yang menghasilkan arsip, dimana arsip-arsip tersebut dikategorisasikan secara konsisten dan sistematis untuk memudahkan penangkapan, peneuan kembali, pengelolaan, penyusutan arsip. Klasifikasi meliputi: menetapkan ketentuan penamaan berkas, penggunaan, dan batas-batas keamanan arsip.
  5. Indeksing : Proses penetapan dan penerapan istilah/kode arsip aktif yang digunakan untuk penemuan kembali dan pencarian arsip, analisisinformasi arsip terhadap klasifikasi.
  6. Pengkodean/Koding :pemberian kode.

Seri arsip : Sekelompok arsip yang saling berkaitan yang digunakan sebagai satu berkas, yang dinilai sebagai satu berkas serta disusutkan dalam satu berkas.

Join the Conversation

1 Comment

Leave a comment

Leave a Reply to A WordPress Commenter Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *